Viu Nou Barris

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Gestión de Socios

Gestión de Socios

11 de mayo de 2017

En el día a día de las asociaciones la rotación de asociados es bastante frecuente, por lo que es necesario disponer de una solución para poder administrar estas altas y bajas de una forma ágil y sencilla.

Podremos administrar los comercios de nuestra asociación o mercado con la herramienta de gestión de contenidos.

Si no recordamos cómo acceder al Gestor de Contenidos, podemos consultar el siguiente enlace para obtener ayuda.

Una vez hayamos iniciado sesión, accederemos al menú Socios que encontraremos en la parte izquierda de la pantalla.

Desde el enlace Nuevo Socio accederemos a la ficha donde podremos introducir sus datos.

Primero le asignaremos la asociación a la que pertenece, en el caso de que vuestro usuario en la plataforma tenga acceso a una única asociación, este campo no aparecerá.

Después definiremos el Sector o Actividad al que se dedica dentro de los grupos de alimentación, equipamiento y servicios para el hogar, equipamiento y servicios personales, restauración, ocio y espectáculos, salud o servicios personales. Cada sector lleva vinculadas unas Categorías más específicas para clasificar al nuevo socio. 

Como vemos en el ejemplo:
Sector: Alimentación
Categoría: Frutería

En el caso de no encontrar la categoría más apropiada para vuestro nuevo socio, os aconsejamos que localicéis la más parecida, y en caso de no encontrar nada que se le parezca, asignarle el sector Altres y categoría Altres. Posteriormente podéis comunicar el interés de ampliar la plataforma con una nueva categoría a través del email de contacto info@viunoubarris.com. Se evaluará si es de interés general añadirla.

Siguiendo con el formulario de alta o edición nos encontraremos con los datos básicos obligatorios como Nombre Comercial, Dirección, Código Postal, Población, etc.. y otros no obligatorios pero muy aconsejables como Teléfono, Email, etc..

Nota: No escribáis los datos de los socios en mayúsculas, en el argot de internet significa gritar. Por motivos de diseño, en algunos apartados de la página web, ponemos los textos en mayúsculas de forma automatizada. Os rogamos que respetáis esta indicación.

La plataforma permite también complementar la ficha de nuestro asociado con una Descripción donde introduciremos una pequeña explicación de la actividad que realiza el socio. Este texto podrá estar en tres idiomas: Catalán, Castellano y Inglés (este último está preparado por si en algún momento se procede a traducir el proyecto o parte de él). Es muy importante entender que una correcta descripción de cada uno de nuestros asociados, permitirá que los usuarios de la página web los puedan localizar a través de la herramienta de búsqueda cuando realicen una consulta por una palabra clave incluida en el texto descriptivo. 

Nota: En algunos casos nos encontraremos socios que nos soliciten vincularse a múltiples categorías, dado que el sistema no esta diseñado para funcionar así, podemos invitar a nuestros asociados para que nos faciliten estos textos y que nos describan sus productos o servicios. Aconsejamos encarecidamente revisión gramatical y ortográfica de todos los textos, y en el caso de utilizar este campo, aportar la traducción correspondiente al castellano o catalán.

Tal y como comentábamos anteriormente, es muy importante, tanto para Viu Nou Barris, como para las propias asociaciones, rellenar los campos relacionados con los correos electrónicos. Se utilizarán para el envío de Newsletters, y en el caso de que así se decida para gestionar el proceso de recuperación de contraseña para que los socios accedan a la Zona Privada y puedan actualizar sus datos directamente. Disponemos de 3 diferentes:

  • Email Privado (no se muestra en la zona pública pero se utiliza en envíos de newsletters)
  • Email Alternativo (no se muestra en la zona pública pero se utiliza en envíos de newsletters)
  • Email Público (se muestra en la zona pública y se utiliza en envíos de newsletters)

Con el objetivo de mostrar una ficha más completa y ofrecer un valor añadido a nuestro asociado, el sistema nos permite definir los enlaces a Página Web y redes sociales de cada una de los socios, Facebook, Twitter, Google+, Instagram o YouTube entre otras.

Ya para finalizar, podemos completar la ficha del asociado con un Logotipo y una Galería de Fotos.

Para definir la imagen del logotipo haremos clic sobre Añadir Imagen y nos aparecerá una ventana en la que podremos seleccionar el archivo deseado.

La imagen del logotipo deberá estar al tamaño indicado en el texto de ayuda, en este caso a 173x100px y deberá publicarse en formato JPG o PNG. Por experiencia sabemos que este es uno de los puntos más complicados del proceso, por lo que os aconsejamos siempre solicitar logotipos en formato vectorial (PDF, EPS o AI), evitar e ignorar fotos de tarjetas, rótulos, servilletas, etc.. de esta forma aseguraremos que la calidad de la imagen original nos sirva para nuestro propósito. 

Para la edición de los logotipos aconsejamos aplicaciones como Adobe Photoshop y, en el caso de que no sea viable por un tema de licencias, recomendamos páginas web como Pixlr Editor.

En el apartado Galería de fotos se podrán añadir diferentes imágenes sobre el establecimiento o el producto que se ofrece. Estás imágenes se ajustarán automáticamente a tamaño, aunque aconsejamos fotografías horizontales, proporcionales a 800x600px.

Una vez introducidos todos los datos haremos clic sobre el botón Actualizar que encontraremos en la parte inferior de la pantalla.

El campo Visible : Sí / No, es el que define si una ficha se muestra o no en la página web pública. Se puede actuar sobre este campo, desde el propio listado de Socios (haciendo clic sobre la columna Online / Offline). También entenderemos que un Socio no visible no tendrá acceso a Newsletters ni Zona Privada. Aconsejamos no eliminar nunca las fichas de socios, para tener un histórico de los socios dados de baja. 

Los apartados marcados con un * son los campos obligatorios, si estos apartados están vacíos, no se podrá guardar la ficha del socio y aparecerá una pantalla que nos avisará del error para poder modificarlo.

Una vez el socio quede guardado podremos editar los datos seleccionando el icono del lápiz. 

En la parte superior del listado de socios encontramos un enlace para descargar nuestra base de datos actualizada en formato Excel. Podemos incidir sobre que sección de la base de datos deseamos descargar utilizando los campos para filtrar:

  • Asociación
  • Nombre Comercial
  • Razón Social
  • Visible
  • Logotipo
  • Categoría
  • Sector Comercial
  • Dirección
  • Código de Geolocalización
  • Email
  • Acceso a Zona Privada 

El archivo de destino quedará almacenado en nuestra carpeta de Descargas en formato XLSX.

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